Quand et comment faire une facture d’avoir ?

 

Vous êtes un commerçant, un artisan ou un travailleur libéral s’exerçant à proximité de Roanne 42300 ou de Saint-Étienne 42000. Vous êtes un peu perdus dans vos procédés comptables concernant les factures d’avoir. Aurus, notre cabinet comptable situé à Roanne et à Saint-Étienne peut vous conseiller et vous accompagner dans toutes vos démarches en comptabilité et en facturation. Les factures d’avoir jouent un rôle important dans le processus de facturation, même si elles ne sont pas toujours utilisées fréquemment et peuvent donc être un peu déroutantes à comprendre.

Dans cet article, nous allons démystifier les factures d’avoir afin que vous sachiez exactement quand et comment les utiliser. Ainsi que les informations détaillées qui doivent être incluses chaque fois que vous en émettez une.

 

 

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ? Définition

 

La facture d’avoir ou la note de crédit, en termes de comptabilité, est utilisée pour corriger ou annuler une facture déjà émise, en totalité ou en partie. En effet, la loi française interdit strictement la modification ou la suppression des factures établies, et la violation de cette règle entraînera des sanctions sévères. L’émission d’une note de crédit vous permet essentiellement de supprimer ou de réduire le montant de la facture précédemment émise, de vos dossiers financiers, sans supprimer la facture elle-même. Dès lors, l’avoir, qui joue le rôle de preuve juridique, justifie la réduction du montant facturé. Il indique la reconnaissance de la dette de l’artisan envers le client.

Une facture d’avoir est valable 5 ans, sauf si les conditions de vente le précisent et doit être conservée dans les livres comptables pendant 10 ans. Notez que vous pouvez émettre autant d’avoirs que vous le souhaitez : il n’y a aucune restriction légale sur le nombre de notes de crédits.

Ce document juridique et administratif fait partie entièrement de la réglementation en application dans la méthode de facturation, tout comme la facture d’acompte et la situation de travaux. Généralement, il sert à rembourser en totalité ou partiellement, ou pour débiter un nouvel achat d’une autre facture.

 

 

Quand émettre une facture d’avoir ?

 

Un avoir ou une facture d’avoir peut être exploitée dans différentes situations, elle est répartie généralement en plusieurs catégories.

 

Un Avoir commercial

Il est souvent émis à l’occasion d’un geste commercial qui génère des remises, des ristournes, des rabais récurrents ou des escomptes. Diverses raisons peuvent justifier cette réduction du prix d’un service ou d’un produit.

Par exemple, le geste commercial peut intervenir :

• Pour compenser les retards de livraison de chantier,
• Pour résoudre les litiges,
• Lorsque la qualité de service n’est pas satisfaisante ou est inférieure à ce qui était prévu ou espéré.

La facture d’avoir à cause d’une erreur

Vous pouvez rédiger une note de crédit lorsque vous remarquez une erreur ou un oubli sur la facture originale et que vous désirez la corriger. Cette ou ces corrections peuvent être liées à des erreurs de calcul, de tarif et de référence de services ou produits, de destinataires, ainsi que de coordonnées des clients ou de trop-perçus.

 

La note de crédit pour annulation 

Comme son nom l’indique, ce dernier type d’avoir sert à annuler intégralement la facture d’origine. De nombreuses raisons peuvent démontrer cette annulation :

• Client non satisfait de la prestation offerte menant à la résiliation du contrat,
• Suppression d’une partie de prestations ou des travaux prévus,
• Marchandise endommagée et retournée,
• Produits ne correspond pas à la commande,
• Double emploi de facture effectuée par erreur,
• Rajout de travaux complémentaires (cas du client préfère avoir une seule facture).

 

 

Comment éditer une facture d’avoir ?

 

Le format général d’une note de crédit est très similaire à celui d’une facture ou d’un devis. En matière de facturation, la loi indique que toute facture émise doit mentionner un certain nombre de points obligatoires pour mettre en valeur son aspect juridique. Mais contrairement aux factures, le format et la structure d’un Avoir sont moins stricts. Une note de crédit doit inclure toutes les informations nécessaires à des fins d’administration et d’enregistrement pour vous et votre client. Voici une liste des incontournables :

• Date d’émission de l’avoir
• Date de la vente ou des prestations
• Numéro de note de crédit
• Numéro de référence du client
• Adresse de facturation
• Modalités de paiement
• Détails du contact
• Motif de l’émission de la note de crédit
• Quantité, désignation, prix unitaire des produits/travaux
• Numéro de bon de commande
• Condition de vente
• Taux de TVA applicables
• Montant Total HT et TTC
• Montant forfaitaire pour frais de recouvrement.
• Taux de pénalité si retard de paiement

En outre, ce document dispose de deux particularités :

1. L’indication « avoir » doit être nettement indiquée en haut de la page, de pair avec le numéro de la facture d’origine à laquelle il se correspond
2. Le « Net à payer » existant sur les factures standards est remplacé par « Net à déduire ».

 

Modèle de facture d’avoir 

Il est possible d’éditer une facture d’avoir à l’aide de logiciels comme Excel ou également sur Google Sheet. Cependant, par ce moyen, les risques d’erreurs ou d’omissions lors de l’édition de l’avoir sont élevés. Nous vous conseillons vivement de vous équiper d’un logiciel de facturation pour éditer des notes de crédits de manière simple et rapide. Pour ce faire, rapprochez-vous de notre cabinet comptable Aurus de Roanne 42300 et de Saint-Étienne 42000. Votre professionnel du chiffre est disponible pour vous assister sur l’usage de notre logiciel informatique de facturation : Aurus box.

Se munir d’un tel système informatique vous permet de :

• Éviter au maximum les fautes pouvant entraîner de graves répercussions à votre comptabilité et à votre entreprise,
• Vous conformer à la réglementation en vigueur sur les modes de facturations,
• Gérer au maximum votre comptabilité et vos démarches administratives.

Par conséquent, vous gagnez de temps et serez serein en cas de contrôle fiscal des services d’impôts de Roanne ou de Saint-Étienne.

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