Embaucher son premier salarié, quelles formalités accomplir
Embaucher son premier salarié, quelle aventure ! Eh oui, cela signifie que la croissance de votre entreprise est significative. Bien souvent, développer son activité indépendante requiert une ou plusieurs paires de bras supplémentaires.
Néanmoins, l’embauche fait l’objet d’une réglementation. À l’approche de son premier recrutement, quel chef d’entreprise roannais ou stéphanois ne s’est pas arraché les cheveux ? Oui, en matière sociale, les formalités à accomplir ont la vie dure ! Sans l’accompagnement d’un professionnel, il peut parfois être difficile de s’y retrouver.
Vous souhaitez en apprendre davantage sur les obligations relatives à l’embauche ? Vous tombez à pic : Aurus, cabinet comptable, vous guide pas à pas !
Embaucher son premier salarié : déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Votre activité s’accroît ? Vous envisagez de recruter en interne ? Aurus vous félicite : votre succès entrepreneurial est le fruit de votre travail. Avant de procéder à l’embauche, vous devez réaliser certaines formalités, dont :
- la déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE.
La DPAE, c’est quoi ?
La DPAE est une déclaration nominative et systémique qui doit être effectuée avant l’embauche de tous vos salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale. Ainsi, la DPAE vous permet de :
- Bénéficier d’une couverture en cas d’accident du travail ;
- Bénéficier de vos droits à exonération ;
- Être protégé en cas de contrôle dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.
Aussi, la DPAE permet d’acter l’ouverture des droits sociaux de votre salarié, tels que l’assurance maladie ou, encore, l’assurance chômage.
À qui transmettre la DPAE ?
Lorsque vous recrutez votre premier salarié, vous devez transmettre votre DPAE à :
- L’URSSAF ;
- La MSA (si vous dépendez du régime agricole) ;
Cela vaut également pour toutes les embauches qui suivront. De plus, vous devez transmettre une copie ou l’accusé de réception de la déclaration au salarié recruté.
Bon à savoir : la DPAE centralise 6 formalités d’embauche. L’intérêt ? Vous vous adressez à un interlocuteur unique ! Ainsi, cela concerne :
- L’ouverture de votre compte employeur ;
- L’immatriculation de votre salarié à la CPAM ;
- L’affiliation de votre entreprise à l’assurance chômage ;
- Votre demande d’adhésion à un SST (service santé travail) ;
- Votre demande de visite médicale de prévention et d’information ;
- Les informations relatives à votre salarié seront utilisées dans le cadre de l’accomplissement de vos futures DSN (déclaration sociale nominative).
Comment transmettre sa DPAE ?
Avant l’embauche de votre premier salarié, vous devez transmettre votre déclaration sur le site de l’URSSAF ou de la MSA. La transmission d’une DPAE papier n’est pas interdite pour les entreprises de moins de 50 salariés. Cependant, il est préférable d’opter pour la dématérialisation.
Vous avez transmis votre première DPAE, mais l’embauche n’aura finalement pas lieu ? Dans ce cas, ne tardez pas et prévenez l’URSSAF ou la MSA ! En effet, votre première DPAE génère l’ouverture de votre compte employeur. Ainsi, faites la démarche avant que le compte ne soit créé.
En cas de création du compte employeur URSSAF sans dépôt de DSN à néant ou de fermeture du compte, vous vous exposez à l’application d’une base forfaitaire taxable avec une mise en demeure pour taxation d’office, sans prévenance de l’URSSAF.
Quel est le délai légal de transmission de la DPAE ?
À compter de la mise au travail effective du salarié, vous disposez d’un délai de 8 jours pour transmettre la DPAE à l’organisme concerné.
Quid de l’absence de DPAE ?
Soyez vigilant : l’accomplissement de la déclaration d’embauche est obligatoire. Son absence est soumise à de lourdes sanctions, notamment :
- La régularisation des cotisations de la Sécurité sociale ;
- Une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
- Une peine de 45 000 € d’amende et de 3 ans d’emprisonnement pour la personne physique responsable de ce délit (il peut s’agir d’une entreprise individuelle) ;
- Une peine de 225 000 € d’amende doublée d’un placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales (SAS, SARL, etc.).
Adhérer à la caisse de retraite complémentaire et aux organismes de protection sociale
Après la DPAE, passons à l’affiliation de votre premier salarié à la caisse de retraite complémentaire ainsi qu’aux organismes de protection sociale ! Oui, Aurus vous le disait plus haut : les formalités d’embauche sont nombreuses, et il est facile de s’y perdre. Toutefois, gardez à l’esprit que, tout comme la déclaration d’embauche, cette étape est obligatoire.
Ainsi, avant d’embaucher votre premier salarié, vous devez procéder à son affiliation auprès de :
La mutuelle et la prévoyance
Depuis 2016, les entreprises ont l’obligation de proposer une mutuelle santé à leur effectif. Toutefois, dans certaines conditions, les salariés peuvent la refuser. De la même façon, dans le respect des dispositions légales, le choix de l’organisme vous revient. Concernant la prévoyance, celle-ci n’est obligatoire que pour les salariés cadres.
Ainsi, vous l’aurez compris : si votre premier salarié ne l’est pas, la couverture prévoyance demeure facultative. Néanmoins, Aurus vous recommande de vérifier que votre convention collective ne l’impose pas. Quoi qu’il en soit, vous devez tout d’abord affilier votre entreprise aux organismes choisis, puis vient le tour de votre salarié.
Notre cabinet comptable, avec sa cellule paie, a mis en place un partenariat avec un courtier en protection sociale pour optimiser le coût social des contrats de protection sociale.
La caisse de retraite complémentaire
Chaque mois, vous devez remplir et transmettre une déclaration sociale nominative, ou DSN. La réalisation de la première DSN déclenche l’adhésion de votre premier salarié à la caisse de retraite.
Ainsi, les entreprises qui dépendent du régime général peuvent l’effectuer directement sur le site web net-entreprises.fr ou via leur logiciel de paie compatible DSN.
Anticiper la mise en place des registres et des affichages obligatoires
Le dirigeant d’entreprise doit-il mettre en œuvre des obligations au sein des locaux de l’entreprise ? La réponse est oui ! Aurus, expert-comptable social, vous explique tout.
La sphère du travail fait l’objet d’une réglementation stricte. En effet, en entreprise, le droit du travail doit être scrupuleusement respecté. À ce titre, le législateur a prévu la tenue d’un registre et d’affichages obligatoires. Pourquoi ? L’information des salariés s’avère primordiale !
Le document unique d’évaluation des risques
Vous envisagez d’embaucher un premier salarié ? Peut-être le premier d’une longue liste ? Dans ce cas, sachez que la loi vous impose la tenue de registres liés à la santé et à la sécurité au travail.
En considération de son obligation générale de sécurité, vous avez la charge de tenir un DUER, ou document unique d’évaluation des risques. En effet, ce registre comprend :
- Un inventaire et une analyse des risques ;
- Les différents modes d’organisation du travail au sein de l’entreprise ;
- Les annexes (rapports de la médecine du travail, bilan social en matière d’hygiène et de sécurité, etc.).
Ainsi, le DUER doit être mis à la disposition de vos salariés, dans un endroit qui facilite son accessibilité. Si le médecin du travail en fait la demande, vous êtes également tenu de le lui transmettre. De plus, le législateur prévoit différents cas de consultations externes du document unique.
L’affichage obligatoire dans les locaux de l’entreprise
Avant de vous lancer en tant qu’indépendant, vous étiez salarié d’une entreprise ? Alors, vous avez sans doute déjà jeté un œil aux documents épinglés au tableau d’affichage ! Savez-vous que la présence de certains d’entre eux revêt un caractère obligatoire ? Aurus, votre expert-comptable à Roanne, vous explique tout.
L’affichage obligatoire trouve son fondement dans le droit à l’information du salarié. Puisque vous êtes en passe de recruter votre salarié, veillez à respecter ces diffusions ou affiches obligatoires :
- les coordonnées de l’inspection du travail, du service de prévention et de la lutte contre les discriminations et de la médecine du travail ;
- les consignes de sécurité en cas d’incendie et avertissement de zone de danger ;
- la convention collective applicable à l’entreprise ;
- les textes des articles relatifs à l’égalité professionnelle, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux discriminations ;
- les horaires collectifs de travail ;
- la mention du repos hebdomadaire ;
- les informations relatives aux congés payés ;
- l’interdiction de fumer et de vapoter ;
- les panneaux syndicaux ;
- la communication d’informations nominatives et le droit d’accès et de rectification en cas de travail temporaire.
Embaucher son premier salarié : rédiger et signer le contrat de travail
Oui, vous avez achevé les premières formalités ! Mais il en reste encore quelques-unes à accomplir, avant d’être tout à fait dans les règles. En effet, dans un premier temps, vous devez encadrer vos relations professionnelles !
Pour ce faire, vous devez rédiger un contrat de travail qui respecte :
- les dispositions du code du travail ;
- la convention collective applicable à l’entreprise ;
- les mentions obligatoires relatives au contrat de travail.
Après avoir recueilli la signature du salarié, pensez à lui remettre son exemplaire du contrat, une copie de la convention collective, la documentation et le bulletin d’adhésion à la mutuelle et/ou la prévoyance.
Besoin d’aide pour rédiger vos contrats de travail ? Le service social d’Aurus peut vous accompagner.
Gérer la paie de son premier salarié
Votre première embauche est désormais réalisée ! Vous allez pouvoir souffler et être épaulé dans le cadre de votre activité. Aussi, vous le savez : comme le dit l’adage, « tout travail mérite salaire. » Bien sûr, cela nécessite certains ajustements au niveau organisationnel et administratif. À ce titre, chaque mois, vous devrez :
- payer le salaire de votre salarié ;
- réaliser une fiche de paie ;
- déposer mensuellement une DSN.
Le conseil d’Aurus : munissez-vous d’un outil de travail adapté aux besoins de votre activité professionnelle. Vous recherchez un logiciel de paie bâtiment ? Aurus vous livre sa sélection !
Mettre en place un registre unique du personnel
Autre obligation légale, la tenue d’un registre unique du personnel pour chacun des établissements de l’entreprise. Celui-ci fait état des embauches réalisées au sein de l’entreprise, et ce, chronologiquement. Dans ce registre, vous devez notamment indiquer :
- les informations relatives aux salariés (identité, date de naissance, etc.) ;
- la date de l’embauche ;
- la date de départ de l’entreprise.
Bien sûr, vous pouvez également y joindre différents documents, parmi lesquels :
- le contrat de travail ;
- les avenants au contrat de travail ;
- la lettre de démission ;
- les sanctions prises en vertu du pouvoir disciplinaire de l’employeur ;
- etc.
Planifier une visite médicale de prévention et d’information
En tant qu’employeur, il est de votre ressort de vous rapprocher de votre SST afin de prévoir une visite médicale pour votre salarié. En effet, vous disposez d’un délai de 3 mois à compter de la date d’embauche de votre salarié.
Vous avez un doute quant à la date de mise au travail effective de votre premier salarié ? Référez-vous à votre exemplaire de son contrat de travail ! De manière générale, cette formalité s’effectue en même temps que la DPAE.
Vous voilà fin prêt à embaucher votre premier salarié ! Dorénavant, vous avez toutes les cartes en main. Envie d’être accompagné par un expert-comptable dans la région roannaise ? Contactez Aurus, votre professionnel de la gestion d’entreprise !
