Les avantages de la signature électronique pour le BTP
Avec la croissance continuelle des technologies numériques et de la digitalisation, presque tout peut se faire en ligne. La signature électronique des documents importants, c’est dorénavant possible. Elle permet de signer n’importe quel document à distance, en toute légalité et simplicité. En tant qu’artisan de bâtiment, faire signer vos devis en ligne en quelques minutes vous apporte un réel atout par rapport à la concurrence.
Il est important d’intégrer dans votre logiciel de devis-factures en ligne, votre signature électronique. Découvrez en détail avec Aurus, l’expert-comptable de Roanne et de Saint-Étienne, les avantages à utiliser la signature électronique de vos devis.
Qu’est ce que la signature électronique ?
La signature électronique, appelée également signature numérique, est une nouvelle technique permettant à tous les entrepreneurs de réaliser la signature de leurs devis et documents immédiatement en ligne. C’est une pratique dématérialisée dans laquelle le signataire, généralement le commanditaire de travaux dans le secteur de bâtiment ou le client, donne son aval sur un devis ou document en ligne émanant d’une entreprise. Il est possible de retrouver ces actes, chez les particuliers, les compagnies d’assurance, les notaires, les souscriptions, etc.
Cette méthode de certification numérique permet de réaliser des transactions de commerce ou de prestations tout en se dispensant des contraintes géographiques. Accessible à travers des plateformes, la signature électronique peut être également insérée directement dans votre logiciel de devis-factures.
Quel est fonctionnement de la signature électronique ?
La signature numérique sert à signer un fichier électronique en format PDF, Word, Excel, JPG, etc. Avec cette option, vous pouvez conclure une entente à distance, par voies électroniques.
La loi française stipule que les signatures électroniques disposent de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, elles doivent être :
- Irrévocable, c’est-à-dire sa valeur juridique est pareil et ne peut être remise en question
- Authentique, l’identité du signataire doit être appliquée
- Non réutilisable
- Inchangeables, les devis qui seront signés en ligne ne seront pas modifiables
- Ne peut pas être falsifiée
Cette pratique peut être utilisée dans la plupart des documents administratifs, tels que les devis, contrats, factures, appel d’offres, bons de commande, etc. En effet, tous les secteurs d’activité professionnelle nécessitant un accord entre deux parties, y trouvent un intérêt.
En tant qu’artisan du batiment et des travaux publics s’exerçant aux environs de Roanne et de Saint-Étienne, elle est particulièrement indispensable pour signer vos devis de travaux de façon plus rapide, c’est-à-dire remporter plus de chantiers à proximité de Roanne et de Saint-Étienne.
Il est à rappeler qu’un devis signé, doté de toutes les mentions obligatoires et des termes « bon pour accord » constitue un vrai contrat avec vos clients.
Quels sont les atouts de la signature électronique de devis ?
Gagner du temps
Avec cette pratique, la communication avec votre prospect est rapide et fluide. Le devis ou autre document est transmis par e-mail à votre client. Il signe en quelques secondes, et vous retourne aussitôt. Grâce à cette dématérialisation de la signature, vous évitez ainsi de nombreuses successions tâches administratives, auparavant incontournables, chronophages et ne fournit aucune valeur ajoutée à votre entreprise :
- Impression papier,
- Numérisation,
- Prise de rendez-vous,
- Déplacement,
- Envoi postal,
- Archivage…
En les supprimant, vous allégez une partie de votre charge de travail et vous augmentez votre chance de contractualiser plus de devis de travaux.
Être plus productif
La e-signature simplifie votre gestion administrative, elle vous permet de traiter beaucoup plus de dossiers client, de devis travaux et de vous focaliser dans le corps de votre métier. Par conséquent, vous gagnez significativement en productivité. Profitez-en donc pour :
- Développer votre business en produisant de la valeur,
- Établir des actions de démarchage,
- Entretenir de vos relations clients,
- Effectuez des prestations de qualité.
Faire des économies
La dématérialisation des tâches bureaucratiques offre également des avantages d’un point de vue financier. Le budget sur l’achat des papiers, encre pour l’imprimante, les coûts de timbres postaux, de stockage et d’archivage seront réduits, voire éliminés. Ce qui vous permet de faire une économie considérable pour votre entreprise de bâtiment.
Mieux diriger son entreprise BTP
La signature électronique permet l’archivage dématérialisé de vos données. Ce qui simplifie ainsi la gestion de votre entreprise. Accessibles en tout temps, tous vos documents sont déposés au même endroit, sans encombrer vos étagères de plusieurs classeurs physiques.
Cependant, il est judicieux de garantir la sécurité de votre système informatique. C’est pourquoi, il est recommandé d’opter pour un logiciel de facturation en ligne, tel que Aurus Box de Aurus comptabilité. Il s’agit d’une plateforme remarquable pour le stockage de documents et la consultation des éléments numérisés. Le logiciel Aurus Box vous permet de :
- Avoir une vue d’ensemble des devis, factures, contrats qui arrivent directement sur votre interface
- Gagner du temps en vous débarrassant des piles de papiers et des notes de frais perdues.
- Sauvegarder et récupérer vos données en cas de perte d’ordinateur ou de dommage matériel.
- Bénéficier d’un suivi total et informatisé de tous vos devis en attente ou devis signés.
Sécuriser vos échanges avec votre prospect
De nombreux professionnels pensent ainsi que la signature est très risquée en la numérisant pour la réutiliser frauduleusement. C’est une fausse préposition, elle est beaucoup plus fiable que celle manuscrite.
En effet, la signature électronique inclut une empreinte numérique au document PDF, lui offrant ainsi des caractères de traçabilité. En fait, avec celle-ci, il est très simple d’attester l’identité de l’expéditeur, de contrôler l’authenticité d’un document, ou de vérifier s’il y a eu des changements après la signature. De plus, certaines signatures électroniques comprennent une fonctionnalité d’horodatage, permettant de certifier l’heure et la date exacte de la signature.
Améliorer la relation clientèle
Simplifiez la vie de votre clientèle grâce à la signature en ligne. Depuis la plateforme de votre Aurus box, vos documents sont faciles d’accès et prêts à être signés. Grâce à la e-signature de devis, vous vous distinguez de vos concurrents en fournissant une expérience unique à votre prospect. En plus de lui faire gagner du temps, ce petit détail peut faire la distinction pour générer une bonne relation avec votre clientèle. Ils pourront réceptionner, approuver et signer votre devis depuis le confort de son local (maison ou bureau) aux environs de Roanne et de Saint-Étienne, sans être obligés de se déplacer ou faire d’efforts.
De votre côté, vous réduisez les risques de perdre des contrats en cours en imposant aux clients de longues procédures.
Grâce à la e-signature, votre prospect appréciera le professionnalisme et l’image contemporaine que vous projetez. Vous prenez soin, ainsi, d’un lien de confiance avec votre client, idéal pour le fidéliser. N’hésitez plus, optez pour la signature numérique pour la signature de vos documents importants : devis, factures, contrats, etc. Elle s’avère une pratique efficace pour améliorer la gestion de votre vie professionnelle.
